W piątek 26 marca br. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji przedstawiło listę rankingową 20 projektów rekomendowanych do dofinansowania w ramach konkursu mającego na celu wzmocnienie potencjału administracji samorządowej. Na 5 miejscu listy znajduje się Powiat Tczewski z projektem społecznym "Ja tam do urzędu nie chodzę- wolę ich unikać", który realizowany będzie od połowy 2010 r. aż do końca 2011 r.

- Geneza tytułu dość ciekawa - jest to opinia jednego z mieszkańców Powiatu "Ja tam do urzędu nie chodzę-wolę ich [urzędników] unikać", która w pewien sposób zainspirowała mnie - mówi Bożena Białas - kierownik referatu Europejskiego Funduszu Społecznego - i była motywem przewodnim projektu. Opinia ta jest zawarta w raporcie Badanie Kapitału Społecznego Powiatu Tczewskiego - opracowanego w ramach projektu "Trzy filary".

Projekt "Ja tam do urzędu nie chodzę - wolę ich unikać" - ma na celu usprawnić pracę urzędu i doprowadzić, poprzez działania podejmowane w ramach jego realizacji, do kompleksowej obsługi klienta w Starostwie Powiatowym, Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej, Wyższej Szkole Bankowej oraz gminach: Morzeszczyn, Gniew, Lichnowy i Powiecie Sztumskim. Wartość projektu to prawie 2 mln 700 tyś zł, z czego wkład własny finansowy nie występuje.

Zaplanowane zadania w ramach projektu to:

1. Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów, nowoczesnego systemu zarządzania danymi oraz kart chipowych. EOD umożliwi klientom krótszy okres załatwiania sprawy i lepszą informację. Korzyści dla urzędnika to spójna i aktualna baza wszystkich dokumentów,redukcja kosztów związanych z obsługą obywatela i bieżącą działalnością urzędu,a także podwyższenie jakości obsługi. Dodatkowo wprowadzone w 3 urzędach (Starostwo Powiatowe w Tczewie,Urząd Miasta i Gminy Gniew,Starostwo Powiatowe w Sztumie) karty chipowe będą pełniły funkcje identyfikatorów i niekwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wprowadzenie karty pozwali na ochronę procesu logowania do systemu informatycznego i na wprowadzenie kontroli dostępu do pomieszczeń. Wprowadzenie kart chipowych zwiększy bezpieczeństwo informatycznego urzędu i umożliwi pełną automatyzację niektórych procesów.

2. Stworzenie systemu opisów stanowisk pracowników i potrzeb szkoleniowo- rozwojowych w 5 partnerskich urzędach. Zadanie to zostanie wykonane przez Partnera projektu- Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej. Właściwie opisane stanowiska pracy są fundamentalne w procesie tworzenia polityki kadrowej w administracji i punktem wyjścia do większości systemów kadrowych w instytucjach; są pomocne przy diagnozie luk kompetencyjnych i oceny potrzeb szkoleniowych rekrutacji, podstawą sporządzania ocen pracowniczych, wartościowania stanowisk, standaryzują procedury administracyjno- kadrowe.

3. Szkolenia ogólne dla pracowników partnerskich urzędów. Będzie to szkolenie na temat równego traktowania pracowników zatrudnionych w administracji publicznej (prowadzone przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej) oraz pozostałe szkolenia (prowadzone przez Wyższą Szkołę Bankową) z zakresu: Bezpieczeństwo i informacja publiczna; Prawo, Finanse, Fundusze Europejskie, szkolenie dla informatyków, 120h kurs z zakresu Kodeksu Postępowania Administracyjnego, 120h kurs Zam. Publicznych.

4. Studia podyplomowe dla kadry zarządzającej menedżerskie z elementami zarządzania zasobami ludzkimi.

5. Stworzenie systemu obsługi klienta w partnerskich urzędach w postaci wypracowania standardu obsługi klienta. W ramach tego zadania w każdym z urzędów zostanie stworzone Biuro Obsługi Klienta pełniące funkcje Punktu Informacyjnego i Biura Podawczego. Klient urzędu w tym miejscu otrzyma kompleksową informację gdzie, do kogo się udać ze swoją sprawą i/lub będzie mógł w tym miejscu zostawić dokumenty. W zadaniu tym dodatkowo zostaną zakupione infomaty dla urzędów, gdzie każdy klient będzie mógł skorzystać z dostępu do Internetu. Aby ułatwić/poszerzyć klientom dostęp do Internetu zostaną zainstalowane hotspoty (bezprzewodowy Internet )w urzędzie i najbliższej okolicy. Kolejnym działaniem będzie modernizacja i poprawa funkcjonalności stron WWW urzędów, dostosowanych do osób niedosłyszących i niedowidzących. Nastąpi również standaryzacja Biuletynów Informacji Publicznej (BIP).
Kolejnym elementem tego działania będzie stworzenie systemu badania poziomu satysfakcji klientów urzędu i przeprowadzenie pilotażu jego funkcjonowania. System będzie wskazywać punkty, gdzie występują utrudnienia w obsłudze klienta, a dzięki monitoringowi pozwoli na podniesienie poziomu jakości pracy urzędu.

6. Opracowanie i wdrożenie w partnerskich urzędach kodeksu etycznego. KE będzie zbiorem wartości i zasad, jakimi kierują się pracownicy danego urzędu. Tekst kodeksu będzie opublikowany na stronie internetowej urzędów i wydany w formie publikacji.

- Zakwalifikowanie nas na listę rankingową projektów, które zostaną objęte wsparciem to ogromny sukces Starostwa Powiatowego- mówi Starosta Tczewski- Witold Sosnowski. - Projekt składaliśmy do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji- jest to więc wyższy poziom aplikowania o środki z Unii Europejskiej. Nasza satysfakcja jest więc tym bardziej uzasadniona. Projekt "Ja tam do rzędu nie chodzę-wolę ich unikać" pozwoli nam podnosić jakość i zwiększać dostępność usług publicznych świadczonych w Starostwie Powiatowym. Podejmuje też kompleksowo temat usprawnienia pracy urzędu i pracowników Starostwa. Wszelkie zmiany będą wdrażane w naszej nowej siedzibie, tak więc klienci urzędu podwójnie odczują zmiany w naszym urzędzie.