Od 25 maja obowiązuje RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Dzięki niemu, przepisy w tym zakresie w całej Unii Europejskiej są jednolite. Rozporządzenie dotyczy również Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przyjmowanie składek, wyliczanie i wypłacanie świadczeń, czy ich waloryzowanie wiąże się bowiem z przetwarzaniem danych osobowych.

Zasadniczym celem RODO jest ochrona podstawowych praw i wolności osób w związku z przetwarzaniem danych osobowych. ZUS przetwarza danie osobowe na podstawie przepisów krajowych i unijnych. W ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych opisano cele dla których ZUS to robi. Należą do nich m. in. gromadzenie i aktualizowanie danych na kontach ubezpieczonych oraz danych dotyczących świadczeniobiorców, którym są przyznawane lub wypłacane świadczenia, czy przyjmowanie i rozpatrywanie spraw, z którymi zwracają się klienci.


Przedsiębiorcy zazwyczaj upoważniają do kontaktów z ZUS pracowników albo pracowników biur rachunkowych. Gdy zmienia się osoba odpowiedzialna, przedsiębiorca powinien odwołać nieaktualne już pełnomocnictwo. Często jednak jest to zaniedbywane. Powoduje to sytuacje, gdy jeden płatnik składek ma w danych ZUS pełnomocnictwa dla kilku osób, niekiedy z różnych biur, z którymi prawdopodobnie od dawna nie współpracuje. W pierwszym kwartale tego roku do ZUS w woj. pomorskim wpłynęło 11 tysięcy dokumentów ustanawiających pełnomocnika i jedynie 551 wniosków odwołujących upoważnienia.