Ponad 12 tysięcy firm w powiecie tczewskim. Jak sobie radzą z papierologią?

W powiecie tczewskim zarejestrowanych jest ponad 12 600 firm. Zdecydowana większość to mikroprzedsiębiorstwa - jednoosobowe działalności, małe warsztaty, sklepy, usługodawcy. Każda z tych firm co miesiąc musi wystawić faktury, rozliczyć koszty, wygenerować deklarację, odpowiedzieć na pytania księgowego albo samodzielnie wpisać dane do odpowiedniego formularza. Przy skali kilkunastu tysięcy podmiotów to miliony godzin rocznie spędzone na papierkowej robocie - zamiast na pracy, która przynosi dochód.

Kogo dotyczą problemy z księgowością?

Tczew nie jest miastem korporacji. Jest miastem ludzi, którzy sami sobie dali pracę. Budowlańcy, handlarze, elektrycy, fryzjerzy, mechanicy, graficy pracujący zdalnie dla klientów z całego kraju - to oni tworzą tkankę lokalnej gospodarki. Według danych GUS branża budowlana skupia co czwartą osobę fizyczną prowadzącą działalność w powiecie, handel hurtowy i detaliczny - co piątą. To nie są firmy z działem finansowym i osobnym księgowym na etacie. To często jeden człowiek z telefonem w kieszeni i laptopem wieczorami.

Gdzie ucieka czas przedsiębiorców?

Spróbujmy policzyć. Wystawienie faktury zajmuje kilka minut - jeśli masz dane kontrahenta pod ręką, szablon ustawiony i nic się nie komplikuje. Ale faktura to dopiero początek. Trzeba sprawdzić, czy wpłynęła zapłata. Wysłać przypomnienie, jeśli nie. Wpisać koszt zakupu materiałów. Sprawdzić, czy nowy van w leasingu jest już zaksięgowany. Wygenerować JPK. Odpowiedzieć na maila od biura rachunkowego z pytaniem o konkretny dokument ze stycznia. Nagle z kilku minut potrafi się robić kilkadziesiąt.

Według danych EU Payment Observatory firmy w Europie poświęcały w 2024 roku średnio blisko 10 godzin tygodniowo wyłącznie na ściąganie zaległych płatności od kontrahentów. Dla właściciela małej firmy to niemal dodatkowy dzień roboczy w tygodniu - nie na zlecenia, nie na klientów, ale na upominanie się o pieniądze, które już powinny być na koncie.

Trzy skrzynki, dwa segregatory i jeden Excel

Przeciętny przedsiębiorca w Tczewie radzi sobie w ten sposób: faktury wystawiane są w KSeF, koszty lądują w Excelu, a dokumenty do księgowego wysyłane są mailem lub - wciąż zdarza się to wcale nierzadko - wożone fizycznie. Do tego osobna aplikacja do przelewów i notatnik z numerami NIP stałych klientów.

Każdy z tych elementów działa z osobna, ale brak między nimi płynnej komunikacji. Gdy przychodzi czas deklaracji albo klient pyta o fakturę sprzed pół roku, właściciel firmy spędza 40 minut na szukaniu tego, co powinien mieć w jednym miejscu.

Te nawyki utrzymują się przede wszystkim z przyzwyczajenia. Przez lata małe firmy radziły sobie za pomocą tego, co było dostępne i najtańsze. Dziś dostępne jest coś więcej.

Chmura zamiast segregatora

Program do fakturowania, pozwala połączyć wszystkie wykorzystywane do tej pory narzędzia w jedno. Wbrew pozorom, poza fakturowaniem, obsługuje także kontrolę płatności i kosztów, rozliczenia ZUS, generowanie deklaracji JPK, przypomnienia dla klientów zalegających z zapłatą - to wszystko w jednym panelu, dostępnym z przeglądarki, z telefonu, z dowolnego miejsca.

Dla budowlańca oznacza to fakturę wystawioną z samochodu, zaraz po skończeniu roboty. Dla handlowca - wgląd w zaległe należności bez otwierania Excela. Dla kogoś, kto właśnie otworzył działalność i prowadzi KPiR samodzielnie po raz pierwszy w życiu - jasny obraz tego, co trzeba zrobić i kiedy.

Tczew ma z czego rosnąć

Powiat tczewski ma realny potencjał. Bliskość aglomeracji trójmiejskiej, dostęp do autostrady A1, aktywna Pomorska Specjalna Strefa Ekonomiczna - to wszystko przyciąga nowych inwestorów i daje lokalnym firmom możliwość skalowania. Żeby z tego skorzystać, mały przedsiębiorca nie może tonąć w administracji. Musi mieć czas na klientów, oferty, rozwój.

Miliony godzin rocznie spędzone na zbędnej papierkowej robocie to nie jest wyrok. To jest problem, który - akurat w tym przypadku - ma już całkiem konkretne rozwiązanie.