Odpis aktu stanu cywilnego jest niezbędny m.in. do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku macierzyńskiego i zasiłku pogrzebowego. Zakład Ubezpieczeń Społecznych idzie w sukurs klientom i w czasie pandemii pomaga im w dopełnieniu formalności.

Teraz ZUS wystąpi do Urzędu Stanu Cywilnego o odpis właściwego aktu stanu cywilnego, jeśli odpis ten nie zostanie dołączony do wniosku o wypłatę przez zasiłku macierzyńskiego albo zasiłku pogrzebowego. Aby ZUS mógł  uzyskać potrzebny odpis aktu stanu cywilnego, musi otrzymać od klienta wniosek o zasiłek i oświadczenie z danymi, które umożliwią USC identyfikację osoby, której odpis dotyczy.

- Starając się o zasiłek macierzyński ubezpieczony musi przekazać dane dziecka, czyli imię, nazwisko, datę urodzenia, numer PESEL. Może zdarzyć się, że rodzic nie zna numeru PESEL, dlatego ważne żeby podał dodatkowo miejscowość, w której dziecko się urodziło. Na stronie internetowej ZUS jest dostępny odpowiedni formularz oświadczenia.
Wypełniony formularz należy przekazać pracodawcy, jeśli wnioskodawca jest pracownikiem lub zleceniobiorcą. Następnie pracodawca przekazuje oświadczenie do ZUS wraz z zaświadczeniem Z-3 lub Z-3a. Natomiast w przypadku prowadzących własną działalność lub osób z nimi współpracujących, bądź tych którzy mają prawo do zasiłku macierzyńskiego po ustaniu tytułu ubezpieczenia, dokumenty trzeba przekazać do bezpośrednio ZUS. - mówi Krzysztof Cieszyński, rzecznik gdańskiego oddziału ZUS.

Aby Zakład Ubezpieczeń Społecznych mógł otrzymać z USC odpis aktu zgonu, we wniosku o zasiłek pogrzebowy na formularzu Z-12 należy wpisać dane zmarłego: imię i nazwisko, numer PESEL, datę zgonu. Jeśli numer PESEL nie został nadany osobie zmarłej trzeba wpisać miejscowość zgonu.  Na tej podstawie ZUS wystąpi do urzędu o wydanie odpisu skróconego aktu zgonu. Stanie się tak jednak tylko w przypadku, gdy wnioskodawcą w sprawie o zasiłek pogrzebowy jest członek rodziny osoby zmarłej.
Oświadczenia i wnioski można złożyć w formie papierowej lub elektronicznie. W tej drugiej sytuacji należy pamiętać aby zrobić to poprzez PUE, bowiem dokumenty przesłane e-mailem nie będą przyjmowane do rozpatrzenia. Na stronie internetowej ZUS znajdują się szczegółowe wskazówki jak złożyć wnioski za pośrednictwem PUE i w jaki sposób dołączyć plik oświadczenia.

Dokumenty, które - zgodnie z przepisami - musza być przekazane do ZUS w oryginale (np. rachunki poniesionych kosztów pogrzebu) trzeba złożyć w formie papierowej.