Zakład Ubezpieczeń Społecznych idzie z duchem czasu i wprowadza kolejną e-usługę. Jest już e-Składka, e-Zwolnienia, a teraz pora na e-Akta, czyli elektronizację akt pracowniczych. Właśnie ogłoszono przetarg na modyfikację Kompleksowego Systemu Informatycznego ZUS w zakresie gromadzenia danych z akt pracowniczych.

Od stycznia 2019 r. pracodawcy będą musieli przekazywać do ZUS szerszy zakres danych za pracowników i zleceniobiorców. Zmieni się też okres przechowywania pracowniczych akt osobowych dla wszystkich nowo zatrudnianych osób. Do tej pory wynosił on 50 lat, teraz zostanie skrócony do dziesięciu. Pracodawcy będą mogli przechowywać wskazane akta w formie elektronicznej. To ograniczy koszty ich działalności.

- Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej może także dotyczyć osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Warunkiem jest przekazanie przez pracodawcę do ZUS oświadczenia o zamiarze złożenia raportu informacyjnego za osoby po raz pierwszy zgłoszone do ubezpieczeń w tym czasie oraz przekazanie samego raportu zawierającego niezbędne dane. - mówi Krzysztof Cieszyński, rzecznik gdańskiego oddziału ZUS.

Począwszy od rozliczenia za styczeń 2019 r. płatnik w miesięcznych raportach imiennych - ZUS RCA, będzie przekazywał do ZUS dodatkowe dane dotyczące przede wszystkim kwot przychodu wypłaconego w danym miesiącu. Ponadto w dokumencie wyrejestrowującym z ubezpieczenia - ZUS ZWUA, pracodawcy będą podawali także dodatkowe dane o rozwiązaniu/wygaśnięciu stosunku pracy: datę oraz tryb jego rozwiązania, podstawę prawną oraz stronę z której inicjatywy nastąpiło rozwiązanie umowy. Te informacje na bieżąco przekazywane do ZUS, pozwolą na zabezpieczenie wszelkich praw pracowników dotyczących świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Przygotowując się do elektronizacji akt pracowniczych, a więc i gromadzenia większej ilości  informacji związanych z zatrudnieniem, ZUS ogłosił przetarg na modyfikację Kompleksowego Systemu Informatycznego.