Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, na które decyduje się coraz więcej firm. Przedsiębiorcy dostrzegają szereg korzyści związanych z jego wprowadzenie. Jakie są najistotniejsze zalety przejścia na elektroniczny obieg dokumentów?

W jaki sposób elektroniczny obieg dokumentów może wpłynąć na efektywność firmy?

Elektroniczny obieg dokumentów sprawia, że praca w przedsiębiorstwie może przebiegać znacznie sprawniej. Dzięki temu rozwiązaniu dokumenty dotrą na wyznaczony czas i będą mogły być one znacznie szybciej zatwierdzone niż w przypadku obiegu tradycyjnego, czyli tego w formie papierowej. Możliwość automatyzacji procesów administracyjnych również w istotny sposób poprawia efektywność funkcjonowania firmy. Procesy w danej jednostce przebiegają szybciej, dzięki odpowiedniemu uporządkowaniu dokumentacji to przyspiesza poszukiwanie niezbędnych informacji. Dzięki wykorzystaniu tego rozwiązania dokumenty są również szybciej procesowane. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów sprawniej przebiega również proces rekrutacji.

Jaki jest związek między wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów a bezpieczeństwem przedsiębiorstwa?

Wbrew pozorom związek między obiegiem dokumentów w formie elektronicznej a bezpiecznym funkcjonowaniem jednostki jest dość duży. Jedną z najistotniejszych korzyści wprowadzenia tego rozwiązania jest minimalizacja ryzyka zaginięcia istotnej dokumentacji. Przesyłanie dokumentu w ten sposób to również brak możliwości jego nieumyślnego zniszczenia. Istotnym aspektem bezpieczeństwa jest możliwość kontroli, które osoby i w którym momencie mogą zapoznać się z treścią określonych dokumentów. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów jest to możliwe.

Osoba upoważniona za pośrednictwem systemu może zautomatyzować weryfikacje. Określone mechanizmy, w które wyposażony jest system, minimalizują również ryzyko jakikolwiek nadużyć. Oprócz tego użytkownik systemu może mieć pewność, że bezpieczeństwo treści zamieszczanych w elektronicznym obiegu dokumentów jest zgodne z wytycznymi Unii Europejskiej. Korzystając z tego rozwiązania, użytkownik może również bez problemu zweryfikować wiarogodność swoich kontrahentów.

Jaki jest pozytywny wpływ elektronicznego obiegu dokumentów na prace pracowników danej jednostki?

Z korzyści związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów mogą skorzystać m.in. nowi pracownicy. Mogą oni zapoznać się z zasadami korzystania z systemu za pomocą wstępnego szkolenia, a następnie przejść do pracy z wykorzystaniem tego intuicyjnego narzędzia. System ten może również odciążyć pracowników administracji oraz minimalizuje ryzyko popełnienia błędów i usprawnia prace osób zajmujących się księgowością. Rozwiązanie to stanowi również dużą pomoc w pracy rekrutera.



Dokumenty zawarte w systemie to również łatwiejsze planowanie budżetu przedsiębiorstwa i większa łatwość w zarządzaniu finansami firmy. Właściciel firmy oszczędza swój czas, ale również realne finanse. Jedną z największych zalet dla wszystkich pracowników jest możliwość zatwierdzenia dokumentów z każdego miejsca. Obieg dokumentów w takiej formie to znaczne ułatwienie dla pracowników preferujących zdalny lub hybrydowy tryb pracy. Dokumentacje można również z łatwością zatwierdzić, przebywając na delegacji. Elektroniczny obieg dokumentów to również istotna pomoc dla organów zarządzających zarówno jedną, jak i wieloma jednostkami jednocześnie.